Dans une note circulaire signée le 16 septembre 2026, la Garde des Sceaux, Ndolenodji Alixe Naimbaye, somme les chefs de juridictions de mettre fin à l’habilitation des clercs par ordonnance, rappelant le cadre strict fixé par la loi. e ministère de la Justice entend taper du poing sur la table face au non-respect des procédures notariales.
À travers la note circulaire N°09/PR/PM/MJDH/SE/SG/2026 adressée aux chefs de juridictions et au président de la Chambre nationale des notaires, Ndolenodji Alixe Naimbaye dénonce une pratique illégale devenue courante : l’habilitation de clercs de notaires par ordonnance au pied de la requête pour traiter d’actes notariés en l’absence des titulaires de charges.
La ministre rappelle que l’article 72 de la loi N°022/PR/2019 du 17 avril 2019 définit clairement les clercs comme des salariés de l’étude, dont le rôle se limite à l’assistance (réception de la clientèle, rédaction des actes et règlement des dossiers). En aucun cas la loi ne prévoit leur habilitation directe pour remplacer un notaire indisponible.
Pour garantir la continuité de l’officine tout en préservant la légalité des actes, la Chancellerie précise que seules deux options sont légalement autorisées :
La substitution (Article 34) : En cas d’empêchement momentané, le notaire peut désigner par écrit un confrère pour le remplacer provisoirement, après notification à la Chambre nationale des notaires.
La suppléance (Article 35) : En cas d’absence prolongée, d’empêchement majeur ou de décès, la gestion de l’office est confiée à un autre notaire par arrêté du ministre de la Justice, sur proposition du président de la Chambre.
Exigeant le respect strict de ces dispositions, la Garde des Sceaux appelle les magistrats concernés à cesser immédiatement toute délivrance d’ordonnances contraires à la réglementation en vigueur.
